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Processo · Inbound

Captura de documentos

Cada tipo de documento chega por um canal próprio (SEFAZ, Ambiente Nacional ou e-mail) e termina no documento fiscal. NF-e, NFS-e e CT-e passam por uma decisão de evento: o cancelamento vinculado leva à caixa de cancelamento do próprio documento, a carta de correção da NF-e segue para a nota recebida e o desacordo do CT-e é registrado na SEFAZ e encerra o fluxo.

Etapa: Entradas InventApps (automático) Cliente Cliente e Invent

Começa quandoNF-e autorizada / NFS-e emitida / CT-e autorizado / E-mail recebido
Termina emDesacordo na SEFAZ / Pronto para escriturar
Passos18

O que fazer em cada app

Inbound

Feita uma vez por empresa, na implantação. Cada canal de captura tem a sua tela; todas exigem a empresa cadastrada e, nas capturas na SEFAZ e no Ambiente Nacional, o certificado digital A1 ativo no cadastro da empresa.

NF-e — app NF-e › Configurações › Recebimento

  1. Clique em Novo recebedor e escolha a empresa (matriz ou filial).
  2. Ligue Captura automática ativa. Sem certificado ativo, a captura não liga.
  3. Escolha o Ambiente SEFAZ da captura: Produção para operar, Homologação só para testes. Cada ambiente tem o seu próprio ponto de leitura (NSU).
  4. Deixe Usar Escrituração Fiscal ligado para que as notas recebidas sigam para a escrituração.
  5. Clique em Salvar configurações. A consulta roda a cada 60 minutos (regra da SEFAZ, não editável); a Ciência da Operação é dada sozinha em cada resumo para liberar o XML completo.

CT-e — app CT-e › Configurações › Recebimento

  1. Novo recebedor, escolha a empresa e confira o Certificado de DF-e exibido.
  2. Ligue Captura automática ativa, escolha o Ambiente SEFAZ da captura e mantenha Usar Escrituração Fiscal ligado.
  3. Salvar configurações. O intervalo também é fixo em 60 minutos.

NFS-e de terceiros — app NFS-e › Configurações › Recebimento

  1. Novo recebedor e escolha a empresa. Ligue Captura de DF-e habilitada e Usar Escrituração Fiscal.
  2. Em Parâmetros de captura, confira o CNPJ consultado, escolha o Tipo de cursor (NSU ou data/hora), o Intervalo entre ciclos (15, 30, 60, 120 ou 240 minutos) e o Ambiente da captura.
  3. Salvar. Só chegam as NFS-e de municípios que aderiram ao padrão nacional (ADN).

E-mail — app Buscadores

  1. No Hub, em Administração › Gestão › Provedores de e-mail, cadastre a caixa (Microsoft 365 ou Gmail) e autorize o acesso.
  2. No Buscadores, em Configurações de Captura de Documentos no E-mail, clique em Nova configuração e preencha: Provedor de e-mail, E-mail monitorado, Intervalo de captura (10, 30 ou 60 minutos), Modelos fiscais aceitos, Pastas de e-mail monitoradas (vazio = só a Caixa de Entrada), Remetentes aceitos e Marcar e-mail como lido.
  3. Ligue Captura automática ativa e salve. O Buscadores lê anexos XML e encaminha NF-e, CT-e, NFS-e do padrão nacional, NFCom e MDF-e ao app de cada modelo.

Para o documento seguir ao processo do ERP: na Escrituração Fiscal › Empresas › Configuração por Empresa, ligue Iniciar o processo quando o documento chegar. A NF-e, o CT-e e a NFS-e capturados ganham sozinhos o processo da empresa (veja Recepção de Documentos Fiscais).

A captura roda sozinha; a rotina é acompanhar, conferir e manifestar.

  1. Confira que a captura está rodando. Nas telas de Recebimento de cada app, use os cartões Ativas, Bloqueadas e Com erro. Na empresa, Status da captura mostra o último NSU, a última consulta, a próxima e o Último erro; Ver envio e Ver retorno abrem o XML trocado com a SEFAZ.
  2. Veja o que chegou em Documentos › Recebidos de cada app. Na NF-e, a lista abre com as notas emitidas hoje: amplie o período de emissão ou filtre por Recebimento em Mais filtros. A coluna Escrita Fiscal mostra se a nota já foi para a escrituração.
  3. Nota só com resumo (selo Resumo): aguarde a ciência automática ou use Consultar na SEFAZ e Atualizar no sistema. A mesma chave só pode ser consultada de novo após 5 minutos.
  4. Manifeste as NF-e pelo menu de eventos da linha: Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada (esta exige justificativa de 15 a 255 caracteres). Prazo: 90 dias da autorização; a Ciência vale até 10 dias.
  5. CT-e em desacordo: no menu da linha, Contestar prestação de serviço, com observação de 15 a 255 caracteres, em até 45 dias da autorização. O CT-e contestado não segue para o pagamento.
  6. Cancelamentos do fornecedor chegam como evento e marcam o documento como Cancelado; não há ação a fazer.
  7. E-mail: em Histórico de Captura de Documentos, as linhas com Falha trazem o motivo (por exemplo, falha de autenticação no provedor ou modelo não reconhecido no anexo).
  8. Nota que não chegou: confira o Último erro e se o CNPJ está Bloqueado (consumo indevido, cStat 656). O bloqueio se desfaz sozinho em uma hora; Disparar agora é recusado enquanto durar e também na hora seguinte a uma resposta "nenhum documento" (cStat 137).

Passo a passo

1. Captura NF-e na SEFAZ

NF-eInventApps (automático)

O InventApps consulta a SEFAZ pelo CNPJ de cada estabelecimento e baixa as NF-e destinadas a ele.

EntradaNSU de cada CNPJ
SaídaResumo ou XML da NF-e
Deu certo quandoNF-e do período chegando

Tela: a capturar na DEMO.

2. Captura NFS-e no Ambiente Nacional

NFS-eInventApps (automático)

O InventApps consulta o Ambiente de Dados Nacional para as NFS-e em que o estabelecimento é tomador. Só traz os municípios que aderiram ao padrão nacional.

EntradaCNPJ tomador
SaídaXML da NFS-e
Deu certo quandoNFS-e dos municípios aderentes chegando

Tela: a capturar na DEMO.

3. Captura CT-e na SEFAZ

CT-eInventApps (automático)

O InventApps consulta a SEFAZ pelo CNPJ de cada estabelecimento e baixa os CT-e em que ele é tomador.

EntradaNSU de cada CNPJ
SaídaXML do CT-e
Deu certo quandoCT-e do período chegando

Tela: a capturar na DEMO.

4. Captura por e-mail

E-mailInventApps (automático)

O InventApps lê as caixas de e-mail configuradas e separa os documentos: água (NFAg-e), energia (NF3-e), telefone (NFCom), NFS-e de municípios fora do padrão nacional e NF-e.

EntradaE-mails com XML anexo
SaídaDocumentos separados por tipo
Deu certo quandoAnexos publicados sem pendência

Tela: a capturar na DEMO.

5. Houve evento?

NF-eInventApps (automático)Decisão

O InventApps verifica se a NF-e tem evento do emitente vinculado.

Deu certo quandoEvento tratado antes da escrituração

Tela: a capturar na DEMO.

6. NF-e cancelada

NF-eInventApps (automático)

O emitente cancelou a NF-e. O InventApps vincula o evento à chave e marca a nota como cancelada: documento de terceiro cancelado não é escriturado e, se já tiver sido escriturado, a escrituração é estornada. O cancelamento pode chegar depois da ciência ou da manifestação.

EntradaEvento de cancelamento da NF-e
SaídaNF-e marcada como cancelada
Deu certo quandoNenhuma NF-e cancelada escriturada

Tela: a capturar na DEMO.

7. NFS-e recebida

NFS-eInventApps (automático)

A NFS-e fica disponível no InventApps, venha do Ambiente Nacional ou do e-mail.

EntradaNFS-e capturada
SaídaNFS-e no InventApps
Deu certo quandoNFS-e tomadas recebidas

Tela: a capturar na DEMO.

8. CT-e recebido

CT-eInventApps (automático)

O CT-e fica disponível no InventApps para conferência do frete.

EntradaCT-e capturado
SaídaCT-e no InventApps
Deu certo quandoCT-e vinculado às notas transportadas

Tela: a capturar na DEMO.

9. Água, energia e telefone recebidos

E-mailInventApps (automático)

NFAg-e, NF3-e e NFCom ficam disponíveis no InventApps, por unidade consumidora.

EntradaXML de utilidades
SaídaDocumentos no InventApps
Deu certo quandoTodas as unidades do mês recebidas

Tela: a capturar na DEMO.

10. NF-e recebida

NF-eInventApps (automático)

A NF-e fica disponível no InventApps, com a carta de correção vinculada quando houver.

EntradaNF-e capturada
SaídaNF-e no InventApps
Deu certo quandoNF-e com eventos vinculados

Tela: a capturar na DEMO.

11. Houve cancelamento?

NFS-eInventApps (automático)Decisão

O InventApps verifica se a NFS-e tem evento de cancelamento vinculado.

Deu certo quandoCancelamento tratado antes da escrituração

Tela: a capturar na DEMO.

12. Houve cancelamento?

CT-eInventApps (automático)Decisão

O InventApps verifica se o CT-e tem evento de cancelamento vinculado.

Deu certo quandoCancelamento tratado antes da escrituração

Tela: a capturar na DEMO.

13. Ciência

NF-eInventApps (automático)

O InventApps dá ciência da operação automaticamente, o que libera o XML completo.

EntradaResumo da NF-e
SaídaXML completo
Deu certo quandoXML completo baixado após ciência

Tela: a capturar na DEMO.

14. NFS-e cancelada

NFS-eInventApps (automático)

O prestador cancelou a NFS-e. O InventApps vincula o evento à nota e a marca como cancelada: não é escriturada e, se já tiver sido escriturada, a escrituração e as retenções são estornadas. O cancelamento pode chegar depois do recebimento.

EntradaEvento de cancelamento da NFS-e
SaídaNFS-e marcada como cancelada
Deu certo quandoNenhuma NFS-e cancelada escriturada

Tela: a capturar na DEMO.

15. CT-e cancelado

CT-eInventApps (automático)

A transportadora cancelou o CT-e. O InventApps vincula o evento à chave e marca o CT-e como cancelado: não é escriturado e, se já tiver sido escriturado, a escrituração e o crédito do frete são estornados.

EntradaEvento de cancelamento do CT-e
SaídaCT-e marcado como cancelado
Deu certo quandoNenhum CT-e cancelado escriturado

Tela: a capturar na DEMO.

16. Manifestação

NF-eCliente

A confirmação da operação, o desconhecimento e a "operação não realizada" ficam com o fiscal ou o recebimento do cliente, dentro do prazo.

EntradaNF-e com ciência
SaídaManifestação registrada na SEFAZ
Deu certo quandoManifestação dentro do prazo

Tela: a capturar na DEMO.

17. Desacordo?

CT-eClienteDecisão

O cliente confere a prestação do serviço de transporte. Em desacordo, o tomador registra o evento na SEFAZ e o fluxo termina: o CT-e não segue para o documento fiscal.

Deu certo quandoPrestação conferida

Tela: a capturar na DEMO.

18. Documento fiscal

InventAppsCliente e Invent

Todos os documentos chegam ao documento fiscal, que valida situação, destinatário, duplicidade e cadastro e segue para a escrituração. Documento cancelado fica registrado como cancelado, sem escrituração.

EntradaDocumentos recebidos
SaídaDocumento apto para escriturar
Deu certo quandoDocumento sem pendência

Continua em: Recepção de Documentos Fiscais (Escrituração Fiscal)

Tela: a capturar na DEMO.

Validações e o que fazer se falhar

Passo Validação Se falhar
Captura NF-e na SEFAZ Certificado A1 válido para o CNPJ consultado Captura parada e alerta
Captura NF-e na SEFAZ NSU sem salto Reconsulta automática do intervalo
Houve evento? Sem evento Segue para NF-e recebida
Houve evento? Carta de correção Segue para NF-e recebida com a correção vinculada
Houve evento? Cancelamento Vai para NF-e cancelada
NF-e cancelada Evento vinculado à chave da NF-e NF-e mantida como autorizada até a confirmação
NF-e cancelada NF-e já escriturada Estorno da escrituração no período
Houve cancelamento? Sem cancelamento Segue para o documento fiscal
Houve cancelamento? Cancelamento Vai para NFS-e cancelada
Houve cancelamento? Sem cancelamento Segue para a conferência de desacordo
Houve cancelamento? Cancelamento Vai para CT-e cancelado
NFS-e cancelada Evento vinculado à NFS-e NFS-e mantida como autorizada até a confirmação
NFS-e cancelada NFS-e já escriturada Estorno da escrituração e das retenções no período
CT-e cancelado Evento vinculado à chave do CT-e CT-e mantido como autorizado até a confirmação
CT-e cancelado CT-e já escriturado Estorno da escrituração no período
Manifestação Prazo legal da manifestação Alerta ao fiscal e ao recebimento
Desacordo? Sem desacordo Segue para o documento fiscal
Desacordo? Prestação em desacordo Evento de desacordo enviado à SEFAZ; o fluxo termina e o CT-e não é escriturado
Documento fiscal Situação autorizada na SEFAZ Documento cancelado registrado sem escrituração
Documento fiscal Destinatário é estabelecimento do cliente Marcado como não pertencente
Documento fiscal Chave não duplicada Descartado como duplicado
Documento fiscal Fornecedor e itens cadastrados no Master Data Nota pendente até o cadastro no ERP

Resultado esperado

  • Desacordo na SEFAZ.
  • Pronto para escriturar.

Perguntas frequentes

Em elaboração

As dúvidas deste processo serão reunidas com o manual do app e com o retorno dos treinamentos.